Wie schaffen Unternehmen den Sprung in die digitale Zukunft und optimieren ihre Geschäftsprozesse? Die GIFAS-ELECTRIC GmbH hat sich diese Frage gestellt und mit Optimal Systems einen Partner gefunden, der sie erfolgreich auf diesem Weg begleitet hat. Optimal Systems entwickelt Enterprise Content Management (ECM) Lösungen für das Informationsmanagement und begleitet Digitalisierungs-Prozesse von Unternehmen.
GIFAS ist spezialisiert auf die Entwicklung von elektrotechnischen Komponenten wie Stromverteiler und Lichtprodukte. Um jede kundenspezifische Anforderung realisieren zu können, entwirft das Unternehmen seine Produkte selbst und bietet für jede Anfrage eine individuelle Lösung. Doch diese Fertigung nach Maß brachte enormen Aufwand bei Dokumentation und Abgleich mit sich.
„Unsere Konstrukteure mussten für neue Produkte Tausende von technischen Zeichnungen durchsuchen. Das verschlang viel Zeit und war wenig effizient“, berichtet Dario Lambauer, Leiter Informatik bei GIFAS. Das Ziel: die Digitalisierung des Unternehmenswissens mit transparenter Verwaltung aller projekt-bezogenen Dateien. Die perfekte Lösung bot die Dokumentenmanagement Software enaio von Optimal Systems.
Geschäftsprozesse lassen sich so unternehmensweit effizient steuern, überwachen und weiterentwickeln. „Eine große Stärke unserer ECM-Software enaio ist Flexibilität: Sie erlaubt einen individuellen Zuschnitt auf jede Anforderung. So lässt sich die Qualität der Arbeit nachhaltig verbessern“, sagt Karsten Renz, Gründer und CEO von Optimal Systems.
Unzählige Anwendungsmöglichkeiten
Die hohe Anpassungsfähigkeit von enaio kam auch bei GIFAS zum Tragen: So wurde eine Schnittstelle zwischen der ECM-Lösung und dem eigenen Enterprise Resource Planning (ERP) System von GIFAS entwickelt. Der Vorteil: „Sobald wir einen Auftrag im ERP anlegen, generiert das System automatisch eine PDF-Datei in enaio“, erklärt Lambauer. „Der zuständige Mitarbeiter kann dann sowohl in der Struktur des ERP als auch mit enaio arbeiten.“
Großen Nutzen brachte auch die Etablierung digitaler Workflows: „Bisher bestand unser Prozess aus dem Ausdruck von Papier und dem anschließenden Botengang in andere Abteilungen“, erläutert Lambauer. Die ECM-Lösung von Optimal Systems sorgt nun dafür, dass alle Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden.
Das digitale Workflow-Management verkürzt Bearbeitungs- und Liegezeiten, automatisiert die Bearbeitung und dokumentiert Entscheidungswege. Das spart Arbeitszeit, führt zu höherer Auskunftsfähigkeit und erhöht die Transparenz aller Geschäftsprozesse.
Deutliche Steigerung der Effizienz
GIFAS konnte durch die Einführung von enaio die Effizienz drastisch steigern. „Anstatt minutenlang danach zu suchen, können wir auf technische Zeichnungen jetzt in wenigen Sekunden zugreifen. Wir können enaio auch künftig an unsere Bedürfnisse anpassen und weiterentwickeln. Da man viele Einstellungen intuitiv vornehmen kann, ohne großes Vorwissen zu besitzen, bleiben wir selbst Herr unserer Lösung“, erklärt Lambauer.
Da Optimal Systems herausragenden Service als integralen Teil der Lösung versteht, kann GIFAS bei komplexeren Anforderungen zudem jederzeit auf praxisnahe Software-Trainings, lösungsorientierte Fernwartung, laufende Updates und den agilen Support des Herstellers bauen.