Enterprise Search-Software ermöglicht Unternehmen und Behörden eine organisationsweite Suche in ihren Datenbeständen. Damit sorgt sie dafür, dass kein Wissen verloren geht und die Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Allerdings kursieren zu dieser Software viele falsche Annahmen. Enterprise Search-Spezialist IntraFind widerlegt die fünf häufigsten davon.
- Enterprise Search ist ein „Unternehmens-Google“
Auf den ersten Blick gibt es in der Tat einige äußerliche Ähnlichkeiten. Allerdings unterscheiden sich die beiden bei näherem Hinsehen doch grundlegend voneinander. So crawlt eine Internetsuchmaschine Webseiten und rankt ihre Treffer unter anderem nach Linkhäufigkeit. Enterprise Search dagegen ermittelt ihre Treffer nach echter inhaltlicher Relevanz.
Zudem durchsucht sie weniger Internetseiten, sondern in erster Linie verschiedene interne Datenquellen wie Fileserver, E-Mail-Systeme oder Intranet und angebundene externe Quellen wie Fachdatenbanken. Weitere wichtige Unterschiede: Der Suchalgorithmus einer Enterprise Search ist keine Black Box, sondern transparent und von Administratoren beeinflussbar. Nicht zuletzt muss sie deutlich höheren Sicherheitsanforderungen genügen. Mitarbeiter bekommen nur Treffer angezeigt, die sie auch berechtigt sind zu sehen.
- Es müssen sofort viele Datenquellen angebunden sein
Diesen Zwang gibt es nicht. Im Sinne einer erfolgreichen Implementierung kann es sogar ratsam sein, erst einmal klein anzufangen und nur eine überschaubare Datenmenge zu indexieren, also an die Suchmaschine anzubinden – beispielsweise nur Teilbereiche der Fileserver.
Auch dann entfaltet Enterprise Search bereits einen großen Nutzen. Anschließend können Schritt für Schritt weitere Datenquellen angebunden und die Enterprise Search-Anwendung für immer mehr Kollegen ausgerollt werden.
- Die Implementierung ist zeitaufwändig
Eine professionelle Enterprise Search-Software ist in wenigen Stunden installiert und kann bei normalen Anforderungen durch ihre Standard-Konnektoren sehr schnell an die gewünschten Datenquellen angebunden werden. Als Spitzenwerte gibt es Fälle, in denen innerhalb von vier Stunden die Software installiert wurde und zwei Millionen Dokumente indiziert waren. Nach der Installation musste lediglich noch der Administrator kurz geschult werden.
- Enterprise Search ist kostspielig
Die Anschaffung einer qualitativ hochwertigen Enterprise Search bedeutet natürlich ein Investment. Es gibt jedoch klare ROI-Berechnungen, die zeigen, dass sich die Anschaffungskosten durch die erhöhte Effizienz der Mitarbeiter schnell amortisieren. Zudem sind die Betriebskosten bei einer professionellen Lösung gering. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen führte eine Enterprise Search-Anwendung für Service-Mitarbeiter ein.
Interne Messungen zeigten, dass selbst erfahrene Mitarbeiter der Service-Hotline, die bereits wissen, wo sie zu suchen haben, die nötigen Informationen mit Hilfe der Suchmaschine bis zu elf Mal schneller finden. Nur durch diesen einen Use Case amortisierten sich die Kosten für die Gesamtanschaffung innerhalb von neun Monaten.
- Enterprise Search ist nur etwas für Großunternehmen
Die zentralen Mehrwerte von Enterprise Search liegen in enormer Zeitersparnis, besserer Nutzung des vorhandenen Wissens und damit in effizienterem Arbeiten. Auch in mittelständischen Unternehmen gibt es in aller Regel viel zu viele Daten, als dass jeder Mitarbeiter immer wüsste, wo eine Information abgelegt ist oder wie ihr aktueller Stand ist.
Zudem ist eine moderne Enterprise Search-Software KI-basiert und kann Informationen deshalb nicht nur finden, sondern auch analysieren und sinnvoll miteinander verknüpfen. Durch diese Eigenschaften und die möglichen schlanken Einführungsprojekte können mittelständische Firmen genauso von Enterprise Search profitieren wie Großunternehmen und Konzerne; und wachsen sie, kann eine skalierbare Lösung mühelos mit dem Datenbestand mitwachsen.
„Viele haben schon einmal von Enterprise Search-Software gehört, haben aber immer noch falsche Vorstellungen davon und setzen sie beispielsweise mit den Suchmaschinen gleich, die sie aus ihrem Privatleben kennen“, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG.
„Enterprise Search geht aber weit darüber hinaus, indem sie Unternehmen und Behörden ein effizientes Wissensmanagement ermöglicht und ein unverzichtbarer Teil eines jeden digitalen Arbeitsplatzes ist. Setzen Organisationen auf die richtige Software und den richtigen Anbieter, ist die Implementierung weder kompliziert noch zeitaufwändig und die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell.“