Die Vorteile der IT-Automatisierung zeigen sich auf verschiedenen Ebenen: Sie verbessern Prozesse, beseitigen Prozessfragmentierungen und beheben Medienbrüche. Dadurch erlauben sie nicht nur Kunden ein besseres Erlebnis, sondern entlasten auch Mitarbeiter von manuellen und ineffizienten Tätigkeiten. In vielen Fällen senkt eine ganzheitliche Prozessautomatisierung zudem Kosten in erheblichem Maße.
Neben den unbestrittenen Vorteilen der Automatisierung kursieren allerdings auch viele Vorurteile, die kaum aus der Welt zu schaffen sind. CGI nennt vier gängige Vorbehalte und zeigt, warum sie unbegründet sind.
- Automatisierung ist ein Jobkiller
Immer noch wird das Argument kolportiert, dass Automatisierungslösungen und gerade auch RPA-Anwendungen zur Freisetzung von Mitarbeitern führen. Es ist in der Regel unzutreffend. Das Ziel dieser Lösungen ist vielmehr, Mitarbeiter zu entlasten und ihnen Freiräume für anspruchsvollere, kreativere und somit wertschöpfende Aufgaben zu verschaffen.
Klar ist aber auch, dass mittels Automatisierung einfache und repetitive Aufgaben erledigt werden: Das schafft bei den Mitarbeitern freie Kapazitäten für andere Tätigkeiten, die unter Umständen eine Weiterbildung erfordern.
Zukunftsorientierte Unternehmen bieten hier ihren Mitarbeitern adäquate Schulungen an. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden: Eine intelligente Automatisierung erhöht auch den Bedarf an Fachkräften wie KI-Experten, Low Code Developers oder Intelligent-Automation-Analysten. Automatisierung führt somit nicht zwangsläufig zu einem niedrigeren Beschäftigungsgrad.
- Automatisierung ist ein Sicherheitsrisiko
Auch Sicherheitsrisiken werden bei Automatisierungslösungen immer wieder thematisiert. Allerdings können Unternehmen etwaige Sicherheitsrisiken schon durch elementare Schutzmaßnahmen deutlich reduzieren. Dazu gehören etwa die Feinjustierung der Benutzerrechte oder ein kontinuierliches Monitoring.
Eine umfassende Risikoanalyse sollte ein Unternehmen immer dann vornehmen, wenn es den Weg von einem kleinen RPA-Projekt in Richtung einer KI-basierten End-to-End-Automatisierung geht: Eine verantwortungsvolle und transparente KI-Nutzung muss immer selbstverständlich sein.
- Automatisierung erfordert einen hohen Implementierungsaufwand
Etliche Unternehmen sehen den Implementierungs- und Administrationsaufwand kritisch, der mit Automatisierungslösungen verbunden ist. Eine einfache RPA-Anwendung zieht allerdings keineswegs einen hohen Personaleinsatz nach sich. Auch ohne eine strategische, umfangreiche RPA-Implementierung kann ein Unternehmen einen Softwareroboter produktiv betreiben – in vielen Fällen sogar innerhalb weniger Tage.
Ein kleiner Bot eignet sich für unterschiedlichste Anwendungsfälle. Ein Unternehmen kann ihn beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung produktiv einsetzen: beginnend mit der Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten und der Bearbeitung von Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis hin zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen. Außerdem muss kein Unternehmen bei einem Automatisierungsprojekt bei null beginnen.
Zum einen gibt es bewährte Lösungen für unterschiedliche Anwendungsszenarien. Zum anderen existieren auch – gerade für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen – Intelligent-Automation- oder RPA-as-a-Service-Angebote, bei denen ein Provider sämtliche Aufgaben übernimmt: von der Lösungskonzeption über den Betrieb und die kontinuierliche Anpassung bis hin zur permanenten Überwachung.
- Automatisierung scheitert bei der Bearbeitung komplexer Aufgaben
Oft vertreten Unternehmen die Ansicht, dass die Automatisierung nur auf einfache manuelle oder standardisierte Prozesse anwendbar ist. Diese Einschätzung ist eindeutig falsch. Eine umfassende End-to-End-Automatisierung unterstützt unter Einsatz von KI eine ganzheitliche Optimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.
KI bietet die Möglichkeit, Geschäftsprozesse grundlegend zu optimieren und neu zu gestalten, und zwar durch eine durchgängige Automatisierung von Gesamtprozessen mit Einbindung aller Unternehmenssysteme und Mitarbeiter. Ein um KI-Technologien erweiterter RPA-Ansatz ist die Basis einer Intelligent Automation, die auch komplexe Entscheidungen, Prozesse und Interaktionen automatisiert.
"Die Vorbehalte bei der Nutzung von Automatisierungslösungen sind in der Regel unbegründet. Sie sollten also nicht die Einführung verhindern. Ohnehin wird kaum ein Unternehmen künftig an den Themen RPA und Intelligent Automation vorbeikommen. Schließlich sind sie wesentliche Bestandteile einer digitalen, agilen Transformation", betont Niklas Bläsing, Senior Consultant bei CGI Deutschland.
"Nur mit einer intelligenten Automatisierung kann ein Unternehmen letztlich eine agile Unternehmenssteuerung umsetzen, da Daten und Erkenntnisse dann unmittelbar zur Verfügung stehen und für schnelle und präzise Entscheidungen genutzt werden."