Mitarbeiter, Zulieferer und Kunden erwarten von Unternehmen zunehmend ein größeres Umweltbewusstsein. Eine grüne Druckstrategie ist ein guter Anfang, mehr für die Nachhaltigkeit zu tun, und in nur fünf Schritten auf den Weg gebracht. Welche das sind und welchen Impact sie haben, erklärt Apogee.
In Zeiten immer größerer Sorge um die Umwelt erkennen viele Unternehmen ihre Verantwortung für den Naturschutz an. Bei ihrer Ausschau nach Möglichkeiten, die Nachhaltigkeit zu verbessern, übersehen sie allerdings viel zu oft einen eigentlich offensichtlichen Klimakiller: ihre Druckprozesse.
Bis zu 50 Prozent des Papierverbrauchs in Büros sind nicht geschäftskritisch und damit vermeidbar – von den dafür benötigten Tintenpatronen und Tonern für die unnötigen Drucke ganz zu schweigen. Unternehmen sollten deshalb eine grüne Druckstrategie initiieren. Die Hürden dafür sind nicht hoch, wie Apogee betont.
Dazu bedarf es lediglich der folgenden fünf Schritte.
- Druckinventur durchführen
Der erste Schritt auf dem Weg zur grünen Druckstrategie ist, sich ein genaues Bild über die aktuelle Druck- und Dokumentenumgebung zu verschaffen. Die Übersicht hilft dabei, das nötige Druckvolumen, die Nutzung der Geräte und optimale Standorte für die Maschinen zu bestimmen. Zur Inventur gehört aber auch eine detaillierte Analyse aller bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse.
Dafür ist eine Fernüberwachungssoftware nötig, die auf allen Geräten installiert wird und die Druckumgebung in Echtzeit überwacht. Sie erfasst unter anderem, welche Druckaufträge wann und von wem ausgeführt werden. Mit Hilfe dieser Informationen identifizieren Unternehmen leicht Ineffizienzen und damit Möglichkeiten, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren.
- Neue Druckrichtlinien einführen
Auf die Inventur folgen die Festlegung und konsequente Verfolgung neuer Richtlinien. In Unternehmen kommt es häufig zum Druck unnützer oder unerwünschter Dokumente. Diese Verschwendung lässt sich etwa mit der Einführung einer Passwortpflicht zum Druck reduzieren, da auf diese Weise nur berechtigte Mitarbeiter die Geräte verwenden können.
Die Hürde sorgt zudem dafür, dass sie Drucke weniger leichtfertig in Auftrag geben. Der Ansatz sorgt außerdem für mehr Sicherheit, denn wichtige Dokumente mit eventuell sensiblen Daten vergessen die Mitarbeiter dann seltener in der Druckablage. Regelbasierte Druckrichtlinien können den Toner- und Papierverbrauch ebenfalls reduzieren, indem sie beispielsweise alle Anwendungen standardmäßig auf Schwarz-Weiß- und doppelseitiges Drucken festlegen.
- Digitale Lösungen nutzen
Das umweltfreundlichste Dokument ist natürlich das, das gar nicht erst in den Druck geht. Die Digitalisierung schreitet voran und macht auch vor der Dokumentenverarbeitung nicht halt. Mittlerweile gibt es sehr viele Tools, um kollaborativ und remote an Dokumenten zu arbeiten. Eine grüne Druckstrategie bedeutet daher immer, lieber auf digitale Lösungen zu setzen und die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben.
'
- Umweltfreundliche Toner und Tintenpatronen verwenden
Eine vollständige digitale Dokumentenverwaltung ist jedoch nicht immer möglich: In manchen Situationen lässt sich ein Druck nicht vermeiden. Es gibt allerdings auch dann Möglichkeiten, die Umwelt weniger zu belasten:
Viele Hersteller von Tonern und Tintenpatronen bieten nachhaltige und recycelte Produkte sowie Rücknahmeservices für das Verbrauchsmaterial an. Aus den alten Kartuschen verwenden sie Bestandteile für die Herstellung neuer Patronen und Tonerkassetten oder füllen leere wieder auf.
- Neue Geräte anschaffen
Der kostenintensivste, aber auch einfachste Weg, die Umwelt zu schonen, ist die Anschaffung neuer Geräte. Viele Unternehmen haben Drucker, Kopierer und zum Teil sogar noch Faxgeräte als Einzelgeräte im Einsatz – die meisten davon mit furchtbarer Energieeffizienzklasse.
Moderne Multifunktionsgeräte mit niedrigem Stromverbrauch sind eine umweltschonendere Alternative. Aktuelle Geräte sind oft sparsamer, was Tinten- und Tonerverbrauch angeht und amortisieren sich relativ schnell.
„Eine grüne Druckstrategie umzusetzen, ist wirklich kein Hexenwerk“, verspricht Karin Daher, General Manager bei Apogee Deutschland. „Sie sorgt für eine deutlich niedrigere Belastung der Umwelt und hilft Unternehmen bei der Erreichung ihrer Nachhaltigkeitsziele. Auch Kunden, Mitarbeiter und Zulieferer legen darauf zu Recht zunehmend mehr Wert.“