Das Homeoffice ist im Alltag von Millionen von Arbeitnehmern Thema der Stunde. Nachdem im März 2020 angesichts der Corona-Pandemie Tausende kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen ihre Angestellten praktisch ohne jede Vorbereitungszeit ins Homeoffice ziehen lassen mussten, stellt sich die Frage nach dem Datenschutz für sie nun umso dringlicher.
In folgendem Gastbeitrag gibt Andreas Riehn, Senior Consultant für Datenschutz bei DataGuard und Volljurist, neun Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber, wie sie ihrer Verantwortung in Bezug auf den Datenschutz im Homeoffice gerecht werden.
1. Verantwortung übernehmen
Wichtig zu wissen: Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Unternehmen selbst, bei Einzelunternehmern mitunter auch bei einer Person. Arbeitgeber können diese Verantwortung nicht delegieren, indem sie Mitarbeitern das Homeoffice ermöglichen. Kommt es in der Folge zu einer Datenpanne, müssen die Unternehmen die Konsequenzen tragen.
Sie sollten sich daher klarmachen, welche Daten im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als besonders sensibel gelten: Sozialdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zur Glaubensrichtung und zur ethnischen Herkunft. Je sensibler die Daten, desto höher der Schutz: Vorkehrungen für höchste Vertraulichkeit sind auch im Homeoffice nötig.
2. Vereinbarungen treffen
Idealerweise sollten Arbeitgeber bereits eine schriftliche Vereinbarung über die Ausgestaltung der Arbeit im Homeoffice mit ihren Mitarbeitern getroffen haben, bevor diese ihren ersten Arbeitstag außerhalb des Büros verbringen. Der zweitbeste Zeitpunkt ist jetzt, denn auch hier gilt: besser spät als nie.
Eine solche, von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung sollte keine Standardlösung aus dem Internet sein, sondern individuell auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten sein und die Mitarbeiter über ihre Pflichten informieren. In jedem Fall sollte eine Verschwiegenheitserklärung enthalten sein, die auch weitere Haushaltsmitglieder umfasst, wenn der Arbeitsplatz nicht klar vom Rest der Wohnung abgetrennt ist.
3. Berufliches und Privates trennen
Je nach Gegebenheiten ist die beste Lösung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice ein eigenes, abschließbares Arbeitszimmer. Wo diese Möglichkeit nicht besteht, sollte doch mindestens der Bildschirm gegen Blicke geschützt sein.
Hierbei helfen Blickschutzfilter oder Folien. Soft- und Hardware wie Laptop und gängige Office-Programme sollten vollständig vom Arbeitgeber gestellt werden: So wird der dienstliche Rechner nur für berufliche Angelegenheiten genutzt, der private ausschließlich in der Freizeit. Auch vertrauliche Telefonate dürfen selbstverständlich nicht in Gegenwart Dritter geführt werden.
4. Daten verschlüsseln und Passwörter einrichten
Das Thema Verschlüsselung im Homeoffice beginnt bei der Internetverbindung: Eine offene WLAN-Verbindung ist komfortabler, ein LAN-Netzwerk jedoch wesentlich sicherer. Wer das Einstöpseln des Kabels als lästig empfindet, der kann sich mit dem Gedanken trösten, dass der LAN-Anschluss auch eine schnellere Verbindung gewährleisten sollte. Für die firmeninterne Kommunikation bieten sich inzwischen diverse verschlüsselte Messenger-Lösungen an.
Verschlüsselt werden sollte aber auch die Festplatte des Arbeitsrechners selbst, der zudem nach maximal zehn Minuten Inaktivität mit einer automatischen Bildschirmsperre versehen wird. Zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der etwa das Smartphone als zweites, unabhängiges Gerät genutzt wird.
Herumliegende USB-Sticks stellen nicht nur im Homeoffice ein großes Risiko aus Datenschutzsicht dar: Wo sie sich nicht vermeiden lassen, empfiehlt sich ebenfalls eine Verschlüsselung. Schließlich kann es sich auch lohnen, USB-Ports gleich komplett oder für externe Speicher zu sperren.
5. Datenmüll vermeiden
Was für die Umwelt gilt, ist auch im Datenschutz richtig: Müllvermeidung ist besser als Mülltrennung. Als Datenmüll gelten etwa unnötige Dateien und Kopien auf anderen Datenträgern: Personenbezogene Daten sollten so wenig wie irgend möglich verarbeitet werden, dazu verpflichtet die DSGVO.
Müll im direkten Sinne entsteht aber auch durch überflüssige Ausdrucke auf Papier. Keinesfalls gehören diese in die heimische Altpapiertonne! Wo Papier anfällt, sollte es in einem abschließbaren Schrank verwahrt und dann bei nächster Gelegenheit im Büro im Schredder landen.
6. Clean Desk
An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich auch aufgeräumt. Was im Büro gilt, ist auch im Homeoffice sinnvoll: Mitarbeiter sollten im Sinne des Clean-Desk-Gedankens zum Feierabend ihren Schreibtisch so aufräumen, dass sie am nächsten Morgen mit der Arbeit beginnen können, ohne zunächst den Laptop unter Papierbergen freiräumen zu müssen. Es verbietet sich von alleine, Ausdrucke mit sensiblen Daten offen herumliegen zu lassen: Diese gehören auch bei kurzer Abwesenheit in einen abschließbaren Schrank.
7. Den richtigen Maßstab anlegen
Angesichts des Ausbruchs von COVID-19 haben sich auch im Datenschutz Maßstäbe verschoben: Regierungen, Aufsichtsbehörden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind zur Improvisation gezwungen. Doch das ist keinesfalls als Freibrief zu verstehen, den Datenschutz beiseitezuschieben. Vielmehr geht es darum, zu gewichten und neue Maßstäbe anzulegen:
In Zeiten von Corona kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seiner Belegschaft möglicherweise schwerer wiegen als der Datenschutz, wenn es beispielsweise um die Frage geht, ob ein Arbeitnehmer in seiner Freizeit Risikogebiete besucht hat. Auch in Krisenzeiten gilt: Alle Maßnahmen, die in die Rechte anderer eingreifen, müssen erforderlich sein, und es ist stets das mildeste Mittel zu wählen.
8. Kontrolle behalten
Die Arbeit im Homeoffice setzt einen gewissen Vertrauensvorschuss des Arbeitgebers voraus. Die Erfahrung zeigt, dass dieses Vertrauen in den seltensten Fällen enttäuscht wird. Kleinliche Kontrollanrufe sind wenig sinnvoll und wirken eher demotivierend. Dennoch hat der Arbeitgeber weiterhin eine Verantwortung nicht zuletzt für den Datenschutz im Homeoffice und sollte sich daher gewisse Kontrollmöglichkeiten wahren.
Dem steht entgegen, dass die Unverletzbarkeit der Wohnung vom Grundgesetz ganz besonders geschützt wird. Unangemeldete Besuche im Homeoffice scheiden deshalb von vornherein aus. Wie dennoch eine Kontrolle möglich sein kann, sollte in der Homeoffice-Vereinbarung geregelt werden.
9. Vorfälle kommunizieren
Falls trotz aller Vorkehrungen zum Datenschutz im Homeoffice Datenpannen auftreten, ist eine offene und ehrliche Kommunikation das oberste Gebot. Der Arbeitnehmer sollte wissen, auf welchem Weg er seinen Arbeitgeber über relevante Vorfälle informieren kann. Nicht jede Datenpanne ist dann auch für den Arbeitgeber meldepflichtig: Ob dem so ist, kann ein externer Datenschutzbeauftragter klären helfen.