Workday stellt die Deutschland-Ergebnisse seiner neuen Studie „The Copy/Paste Economy“ vor. Daraus geht klar hervor: Der Nutzen von KI kommt im Arbeitsalltag deutscher Beschäftigter weniger deutlich an als im globalen Vergleich. Zwar sagen 74 % der Befragten, dass KI-Tools oder KI-gestützte Funktionen ihre tägliche Arbeit insgesamt verbessert haben. Global liegt dieser Wert jedoch bei 83 %.
Im Auftrag von Workday führte Harris Poll die Befragung vom 2. bis 24. März 2026 weltweit unter 6.100 Beschäftigten in den Bereichen Finanzen, HR, IT und Operations. Alle Befragten arbeiten aktiv mit KI und in Organisationen mit mindestens 500 Mitarbeitenden. 200 Teilnehmende stammen aus Deutschland, 50 aus Österreich und 100 aus der Schweiz.
KI wird positiv wahrgenommen, aber der konkrete Nutzen bleibt begrenzt
Obwohl 74 % der Befragten in Deutschland angeben, dass KI-Tools oder KI-gestützte Funktionen ihre tägliche Arbeit insgesamt verbessern, bleibt Deutschland im internationalen Vergleich bei konkreten Produktivitätsgewinnen zurück. Nur 51 % sagen, dass KI die Arbeit in ihrer Organisation produktiv beschleunigt. Lediglich 49 % berichten, dass sie für Aufgaben, bei denen sie KI einsetzen, weniger Zeit benötigen. Weltweit liegt dieser Anteil mit 61 % deutlich höher.
Ein zentraler Grund dafür ist die fehlende Einbettung von KI in zentrale Unternehmenssysteme. Nur etwa jeder fünfte Beschäftigte in Deutschland (21 %) sagt, dass KI bereits tief in die Kernsysteme des Unternehmens für HR, Finanzen und Planung integriert ist.
„Der größte Mehrwert entsteht, wenn KI direkt in die zentralen Systeme integriert ist, also genau dort, wo Daten zusammenlaufen und Entscheidungen getroffen werden“, sagt Christopher Knörr, Group Vice President für DACH bei Workday. „Dann kann KI direkt im laufenden Workflow automatisch Vorschläge machen - zum Beispiel für die Personalplanung - ohne dass Informationen zwischen verschiedenen Tools hin- und herkopiert werden müssen.“
Mitarbeitende bleiben die Schnittstelle zwischen fragmentierten Systemen
Die Folgen von Systembrüchen sind im Arbeitsalltag deutlich spürbar. 78 % der Beschäftigten in Deutschland erleben manchmal, oft oder sehr oft Tage, an denen sie sehr beschäftigt sind, aber nur wenig echter Fortschritt erzielt wird. Zugleich sehen 81 % der Deutschen Prozess- und Systemthemen als wesentliche Stressquelle. 66 % sagen außerdem, dass Entscheidungen verzögert werden oder scheitern, weil wichtige Informationen fehlen oder unklar sind.
Auch der direkte Zeitverlust durch manuelle Integrationsarbeit bleibt relevant: 22 % der deutschen Beschäftigten verbringen mindestens sieben Stunden pro Woche damit, Informationen zwischen Systemen zu verschieben oder umzuformatieren. Ähnlich relevante Zeitfresser sind der Abgleich von Daten sowie das Nachverfolgen von Genehmigungen.
Beschäftigte sind engagiert – die Reibung entsteht in den Systemen
Unabhängig von der KI-Nutzung zeigt die Studie ein positives Bild der Arbeitserfahrung: 99 % der deutschen Beschäftigten bewerten ihre tägliche Arbeitserfahrung positiv. 87 % sind zufrieden damit, am Ende eines typischen Arbeitstags Fortschritte bei Aufgaben gemacht zu haben, die für ihr Unternehmen wichtig sind. 86 % der Beschäftigten in Deutschland sehen klar, wie ihre Arbeit zu übergeordneten Unternehmenszielen beiträgt, und 85 % sind stolz auf die Ergebnisse ihrer Arbeit.
Die Herausforderung liegt also weniger im Engagement der Mitarbeitenden, sondern in der Art, wie Arbeit über Systeme, Tools und Teams hinweg organisiert ist. Die Studie zeigt eine deutliche Diskrepanz zwischen positiver Wahrnehmung und konkretem Produktivitätseffekt. Beschäftigte erleben KI bereits als hilfreich, aber noch nicht durchgängig als Entlastung im Arbeitsalltag.
Vertrauen in Systeme ist die Grundlage für Vertrauen in KI
Die Studie zeigt zudem, dass Vertrauen in KI eng mit dem Vertrauen in die zugrunde liegenden Systeme und Daten verbunden ist. 86 % der deutschen Beschäftigten geben an, dass ihr Vertrauen in KI steigt, wenn sie diesen Systemen und Daten vertrauen können. 78 % geben außerdem an, dass ihr Unternehmen bei wichtigen Themen wie Gehalt, Compliance, Reporting oder Audits auf eine kleine Zahl vertrauenswürdiger Systeme setzt.
„Mitarbeitende werden KI nur dann vertrauen, wenn sie auch den zugrunde liegenden Systemen und Daten vertrauen. Deshalb sollte KI direkt in den zentralen Unternehmensanwendungen eingesetzt werden, wo Sicherheit, Datenschutz und Compliance bereits verankert sind.“, erklärt Knörr. „So können Unternehmen KI rechtskonform einsetzen und zugleich sicherstellen, dass sensible Daten verantwortungsvoll verarbeitet werden.“