Die Präsenzkultur neigt sich ihrem Ende zu und die Vorstellung, nach Corona wieder fünf Tage in der Woche ins Büro zu gehen, ist für viele Menschen undenkbar geworden. Durch die Pandemie ist aber wahrscheinlich genauso allen klar geworden, dass auch ein rein virtueller Austausch nicht des Rätsels Lösung ist. Das zeigt die jährliche Barco ClickShare Studie zu Meeting-Trends und Engagement.

Das Meeting Barometer, der Meeting-Qualitätsindex von Barco, stürzt von +17 im Jahr 2020 auf jetzt -25 ab. Hybrid-Meetings können Abhilfe schaffen: sie vereinen die Vorteile beider Formen und schaffen Möglichkeiten für Unternehmen, die Arbeitskultur zu verändern und den Arbeitsplatz neu zu gestalten.

Der Bericht von Barco identifiziert dabei fünf Trends für die flexible, hybride Arbeitswelt von morgen.

  • Der Büro-Optimismus kehrt zurück. Back-to-Office-Szenarien werden nicht nur vom Management vorangetrieben, vielmehr entsprechen sie auch dem Wunsch der Mitarbeiter. 59 Prozent der Deutschen Befragten ist bereit, ins Büro zurückzukehren und 42 Prozent sind überzeugt, dass eine Rückkehr ins Büro noch in diesem Jahr stattfinden wird.

  • Im Schnitt möchten die Deutschen weniger von zu Hause aus arbeiten als noch im letzten Jahr (2 Tage in 2020 – 1,5 Tage in 2021). Hauptantrieb für die Rückkehr ins Büro ist für die meisten Deutschen der soziale Kontakt mit den Kollegen (63 %), gefolgt von gesteigerter Produktivität im Büro (42 %) und Co-Kreation (36 %).

  • Meetings verlieren an Qualität. 43 Prozent der Deutschen geben an, dass sich die Meeting-Qualität verglichen mit letztem Jahr verschlechtert hat. Das ist zum großen Teil auf eine stark steigende Anzahl virtueller Meetings im Home Office zurückzuführen und der Tatsache, dass rein virtuelle Zusammenarbeit nicht so natürlich und leicht von der Hand geht.

  • Hybrid-Meetings schneiden hingegen hinsichtlich Effizienz und Einfluss fast durchweg besser ab als Face-to-Face- (F2F) und virtuelle Meetings. 64 Prozent der deutschen Befragten empfinden Hybrid-Meetings als effektiv (gegenüber jeweils 49 Prozent für die beiden anderen Meetingformen) und stimulierend (49 Prozent F2F und 48 Prozent virtuelle Meetings).

  • Die Deutschen vermissen ihre Kollegen. Mehr als die Hälfte der deutschen Befragten (58 Prozent) geht für Meetings lieber zurück ins Büro. Die Präferenz für hybride, persönliche oder virtuelle Meetings hängt dabei stark vom Meeting-Grund sowie von der Anzahl der Teilnehmer ab. Hybride Meetings präferieren die meisten Deutschen für Kreativaufgaben wie Ideenfindungen (34 %) oder All-Hands-Meetings (31 %).

    Wenn es um Beziehungsaufbau (67 %) oder One-on-One Meetings (58 %) geht, halten die Deutschen diese am liebsten im Büro ab. Routineaustausch von Informationen hingegen möchten hingegen 50 Prozent rein virtuell abhalten.

  • Der Laptop als Mittel der Wahl. Der eigene Laptop bleibt für 74 Prozent der befragten Deutschen das Tool Nummer eins für die Teilnahme und Leitung von Videokonferenzen. Tablet und Smartphone teilen sich den zweiten Platz mit jeweils 20 Prozent.

  • Der Mitarbeiter im Fokus bei der Arbeitsplatzgestaltung. Investitionen in hybride Meetings sollten im Einklang mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter stehen. Fast drei Viertel der Deutschen sind der Meinung, dass jeder Meetingraum für Videokonferenzen ausgestattet sein sollte: 70 Prozent stimmen zu, nur sechs Prozent lehnen dies ab.

    Dabei bevorzugen die Mitarbeiter jedoch BYOD und BYOM gegenüber traditionellen In-Room-Systemen. Die größten Investitionen ihrer Arbeitgeber wünschen sich die Deutschen in den Bereichen Ausstattung für Videokonferenzen (z. B. Kameras, Lautsprecher – 55 %), kabellose Technik für Meetingräume (42 %) und Touchscreens (30 %)

Die Zeit zum Wandel ist jetzt
Bei einem hybriden Arbeitskonzept geht es weder darum, komplett zu alten Ufern zurückzukehren noch die heutigen, virtuellen Gewohnheiten drastisch zu verändern. Es bedarf einer sorgfältigen Balance zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Unternehmenszielen.

Um die physische Distanz zwischen Mitarbeitern im Büro und im Home Office zu überbrücken und produktive Meetings zu ermöglichen, sind eine Veränderung der Arbeitskultur sowie Investitionen in Technologien wie Benutzerfreundlichkeit, BYOM und Videolösungen entscheidend.

„Meetings werden am Arbeitsplatz von morgen eine entscheidende Rolle spielen, da sie für die Geschäftskontinuität während des Übergangs in eine neue hybride Realität entscheidend sein werden“, sagt Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace bei Barco. Dabei gilt es die drei folgenden Handlungsempfehlungen zu beachten:

  • Jetzt starten. Die Bindung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern ist entscheidend für das Engagement der Mitarbeiter. Knapp drei Viertel der Deutschen (73 %) sind der Meinung, dass ihr Arbeitgeber jetzt mit der Vorbereitung auf hybrides Arbeiten beginnen sollte.

    Auch wenn 74 Prozent der deutschen Befragten ihr Unternehmen für die neue Arbeitsweise nach der Pandemie gut gerüstet sehen, bemängeln 48 Prozent, dass ihr Unternehmen den Investitionen, die sie für besseres hybrides Arbeiten benötigen, keine Priorität einräumt.

  • Keine Universallösungen. Nicht alle Meetings sind gleich und nicht alle Mitarbeiter haben die gleichen Bedürfnisse oder Anforderungen an Zusammenarbeit. Unternehmen müssen Arbeitsplatzstrategien entwickeln, die ein neues Niveau an Flexibilität ermöglichen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, so zu arbeiten, wie sie es möchten.

  • Bring Your Own Meeting (BYOM) ist die bevorzugte Wahl der Mitarbeiter, um sich mit den Kollegen zu verbinden. 79 Prozent der Deutschen glauben, dass einfach zu bedienende Technologie die Qualität eines Meetings positiv beeinflusst.

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