Forscher haben herausgefunden, dass sich die meisten Wissensarbeiter im Durchschnitt nur 1 Minute und 15 Sekunden mit einer Aufgabe beschäftigen, bevor sie unterbrochen werden. Erst nach bis zu 25 Minuten nehmen sie dann diese Aufgabe wieder auf. Aus unternehmerischer Sicht sind diese Unterbrechungen für eine um 40 % geringere Produktivität und mehr Fehler verantwortlich.
Doch warum kommt es zu diesen Kontextwechseln? Größenteils entstehen sie durch die vielen verschiedenen Software-Tools in der täglichen Nutzung und das Hin-und-Her-Wechseln zwischen den verschiedenen Anwendungen.
Die HelloSign for SharePoint-Integration wurde entwickelt, um effiziente, rechtsgültige und sichere elektronische Signaturen direkt in den SharePoint-Workflow zu integrieren. Dadurch kann man auf wichtige und häufig verwendete Dokumente für die Bearbeitung zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Dank der Integration lässt sich in SharePoint auf gespeicherte Vorlagen zugreifen, um sie schnell zur Signatur zu versenden. Vor dem Versenden lässt sich zudem der Ordner festlegen, in den das unterzeichnete Dokument gespeichert werden soll.
HelloSign for SharePoint bietet somit eine schnelle und kostengünstige Lösung für elektronische Signaturen, mit der die unterschiedlichsten Arbeitsteams Dokumente stärker automatisiert senden, unterzeichnen und speichern können. Mit der HelloSign-Integration lassen sich Aufträge, Vereinbarungen oder Verträge direkt über die SharePoint-Website zur Signatur senden.
Da HelloSign außerdem in das bestehende SharePoint-Aktionsmenü integriert ist, bleiben alle Dateien für eine einfache Nachverfolgung und Versionskontrolle sicher in SharePoint gespeichert und organisiert. Risiken wie die Ko-Existenz mehrerer Versionen des gleichen Dokuments, menschliche Fehler oder Zeitverlust durch das Hin- und-Her-Senden von Dokumenten werden weitgehend eliminiert.
Prüfprotokolle lassen jede Transaktion nachverfolgen und versehen sie mit einem Zeitstempel. Zudem schützen zwei Verschlüsselungsebenen: Zunächst wird jedes Dokument mit einem eindeutigen Dokumentschlüssel (DEK) und anschließend dieser DEK mit einem regelmäßig geänderten Hauptschlüssel verschlüsselt.
Die SharePoint-Integration von HelloSign bietet rechtsgültige elektronische Signaturen, die weltweit anerkannt sind. Egal, wo das Dokument unterzeichnet wird, hat man immer eine schnellere und effizientere Lösung als beim Unterzeichnen mit Stift und Papier - ohne auf die Rechtsgültigkeit zu verzichten.
Mit der neuen HelloSign-Integration für SharePoint werden viele andere Möglichkeiten sinnvoll ergänzt, mit denen HelloSign Workflows vereinfacht. Von Dropbox-, Slack- und Google- bis hin zu API-Anwendungen ist HelloSign integriert in die Tools, die Millionen von Wissensarbeitenden lange schon nutzen und schätzen.