Der Grund: Viele Nutzer fühlen sich mit der Bedienung der Technik überfordert. Investitionen in Telepresence-Systeme rechnen sich daher oft erst, wenn die Handhabung deutlich vereinfacht wird. Das ermöglicht beispielsweise der Einsatz professionell gemanagter Lösungen des Service Providers Easynet Global Services. Damit lassen sich für Unternehmen die zahlreichen Vorteile virtueller Meetings nutzen, ohne vom Betriebsaufwand belastet zu werden. Dazu zählen etwa Einsparungen bei den Reisekosten, verminderter CO2-Ausstoß sowie ein effizienterer Zeiteinsatz der Führungskräfte. Diese Ergebnisse stellten Gartner und Easynet kürzlich auf einer internationalen Pressekonferenz vor, die sie via Telepresence durchführten.
Weltweit sind mehr als eine Million professioneller Telepresence-Systeme bei Unternehmen installiert. Allerdings werden diese Systeme durchschnittlich nur 45 Minuten am Tag genutzt. Das entspricht nicht einmal einem Zehntel der täglichen Arbeitszeit. Ein gesteigerter Nutzungsgrad führt zu deutlichen Einsparungen im Reiseetat und steigert die Produktivität. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Vorbereitung einer Videokonferenz ebenso einfach ist wie das Buchen eines realen Konferenzraums.
Dies wird möglich durch den Einsatz gemanagter Virtual Meeting-Lösungen, bei denen ein Dienstleister die technische Administration der Videokonferenzen übernimmt. Hierdurch können sich die Nutzer auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, statt sich mit technischen Problemstellungen auseinander zu setzen. Gartner erwartet, dass der Markt für diese sogenannten Immersive Telepresence-Systeme und Dienstleistungen im Jahre 2010 1,5 Milliarden US-Dollar erreichen wird.
Der Einsatz solcher Managed Virtual Meetings rentiert sich bereits nach kurzer Zeit. Im praktischen Einsatz reduzierte Easynet Global Services mit dem hauseigenen Angebot die Reisekosten im zweiten Quartal 2008 um zwanzig Prozent im Vergleich zum ersten Quartal. Für das gesamte Jahr 2008 rechnet das Unternehmen mit Einsparungen von 50 Prozent. Ein realistisches Ziel, wie der Vergleich mit anderen Unternehmen zeigt: So konnte beispielsweise das News Corp-Tochterunternehmen NDS Group annähernd die Hälfte seines Reiseetats in einer Größenordnung von mehreren Millionen US-Dollar einsparen.
Diethelm Siebuhr, Geschäftsführer von Easynet Global Services Central Europe, sieht hier den Weg der Zukunft: „Entscheidend ist die einfache Bedienung. Spitzenmanager sollten ein virtuelles Meeting direkt in ihrer Kalenderverwaltungs-Software buchen können. Ein Dienstleister organisiert dann alles Weitere, so dass der Auftraggeber sich seinen geschäftlichen Aufgaben widmen kann, statt sich kompliziert einzuwählen oder Kabel zusammen zu stecken.“