Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich aus den Regelwerken und Richtlinien wie GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Und die meisten Anbieter von Archivierungslösungen werden nicht müde, auf die negativen Konsequenzen und Strafen bei Verstößen hinzuweisen.
Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abzudecken. Die Experten von REDDOXX haben die fünf wichtigsten Vorteile der E-Mail-Archivierung zusammengestellt.
1. Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche E-Mails
Ob im Büro, vom Homeoffice aus – in der derzeitigen „Corona-Krise“ wohl aktueller denn je – oder unterwegs per Smartphone: Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen.
Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben eben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden.
2. Deutlich schneller suchen & finden
Wer schon einmal in einem riesigen Posteingang oder auf dem Mailserver verzweifelt nach einer mehrere Monate oder gar Jahre alten E-Mail gesucht hat, kennt das Problem meist nur zu gut: Die Auswahl bestimmter Stichwörter oder Filter für die Suche ist relativ mühsam und gerade bei großen Datenbeständen gestaltet sich auch der eigentliche Suchvorgang langwierig.
Wartezeiten sind vorprogrammiert. Eine moderne E-Mail-Archivierung hingegen stellt in der Regel eine hochperformante Volltext-Suchmaske zur Verfügung. Die Suche nach einer bestimmten E-Mail wird dadurch ebenso einfach wie eine Internet-Recherche – und auch die Ergebnisse liegen dank professioneller Indizierungsverfahren plötzlich viel schneller vor.
3. Effizienter und übersichtlicher arbeiten
Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, E-Mails aus ihrem lokalen Posteingang zu löschen – und kämpfen dadurch mit großen, unübersichtlichen E-Mail-Bergen. Darunter oft zahlreiche Newsletter und eher unwichtige E-Mails, die zwar aufbewahrt werden sollen, auf die jedoch nur selten tatsächlich zugegriffen werden muss.
Ist eine professionelle E-Mail-Archivierung im Einsatz, lässt sich im Posteingang ein radikaler „Frühjahrsputz“ durchführen. Denn ältere und weniger relevante E-Mails können problemlos direkt gelöscht werden – im Archiv stehen sie für alle Fälle ja auch weiterhin zur Verfügung.
4. Sicherer Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter
Sowohl die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter als auch Mails von allgemeinen, personenübergreifenden Adressen sind in Szenarien ohne moderne Archivierung oft problematisch. Denn einerseits darf kein Datenverlust eintreten, andererseits muss ein rechtlich sauberer Zugriff auf die Informationen möglich sein.
Beides lässt sich über ein zentrales E-Mail-Archiv problemlos abdecken – die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter etwa bleiben erhalten und können von berechtigten Benutzern im Archiv eingesehen werden.
5. Entlastung für den Mailserver
Dieser Aspekt erfreut vor allem Administratoren und IT-Verantwortliche: Eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails schafft die Voraussetzung für eine massive Entlastung des Mailservers. Denn dieser muss nicht mehr als „Pseudo-Archiv“ für ältere E-Mails „missbraucht“ werden – die Mails können problemlos bereits nach kurzer Zeit automatisch vom Mailserver gelöscht werden und bleiben über das Archiv im Zugriff.
Auch der Einsatz von PST-Files kann in diesem Zuge entfallen. Da trotz höherer Performance weniger Ressourcen benötigt werden, ergibt sich hier oft auch Einsparpotenzial bei Investitionen in die Mailserver-Infrastruktur.
„Viele Unternehmen betrachten E-Mail-Archivierung primär von der Seite der rechtlichen Notwendigkeit her“, sagt Christian Schröder, Head of Sales & Marketing bei der REDDOXX GmbH. „Dies ist natürlich auch wichtig. Allerding geraten dabei leicht die zahlreichen Mehrwerte außer Acht, die die Einführung bzw. der Umstieg auf eine professionelle E-Mail-Archivierung wie beispielsweise REDDOXX MailDepot mit sich bringen kann.