Das Cloud-basierte Fax spielt heutzutage für das Rechtswesen eine zentrale Rolle. Dies geht aus einer Umfrage von eFax hervor. Für professionelle Anwender im Rechtswesen gilt das Cloud-Fax als hochgradig sichere Lösung, um vertrauliche oder sensible Dokumente weiterzugeben. Zudem verfügt es über einen Zeitstempel, was für Konformität und Transparenz von grundlegender Bedeutung ist.
Gemäß einer Umfrage unter 1000 leitenden IT- und Unternehmens-Entscheidungsträgern in Großbritannien und in Europa nutzen 33 Prozent der befragten Rechtskanzleien Cloud-basierte Fax-Systeme, während 29 Prozent eine Mischung aus Cloud- und herkömmlichen Fax verwenden.
45 Prozent sagen, dass sie auch vertrauliche Dokumente über passwortgeschützte E-Mails versenden und empfangen, und 25 Prozent geben an, dass sie eine E-Mail-Verschlüsselungs-Software nutzen.
Zugleich identifizieren 62 Prozent aller Befragten die Sicherheit als „entscheidend“, wenn es um die Einführung Cloud-basierter Fax-Systeme geht, während 21 Prozent die Cloud-basierten Fax-Systeme als „extrem sicher“ bezeichnen.
68 Prozent aller Befragten erklären zudem, dass sie Cloud-basiertes Faxen zumindest in den nächsten fünf Jahren weiterhin als wichtige Lösung ansehen, während 14 Prozent meinen, dass es in absehbarer Zeit erhalten bleiben wird.
Befragt zu den Umfrageergebnissen meint Scott Wilson, zuständig für Vertrieb und Service bei e-Fax: „Bei der Kommunikation im Rechtswesen spielt das Fax nach wie vor eine wichtige Rolle. Gerade wegen seiner erprobten Sicherheit und Zuverlässigkeit und seiner Zeitstempel-Funktion für rechtlich verbindliche Dokumente hat es sich behaupten können.“
„Im Rechtswesen müssen viele Dokumente nach wie vor ausgedruckt und in Papierformat weitergegeben werden. So benötigen beispielsweise rechtlich bindende Verträge autorisierte Unterschriften oder Firmenstempel, um als rechtsgültig zu gelten. Diese Dokumente enthalten oft sensible und vertrauliche Informationen. Sie setzen eine hochgradig sichere Kommunikationsmethode voraus, die zugleich schnell und bedienfreundlich ist“, erklärt er weiter.
„Dass das E-Mail ein etabliertes und weit akzeptiertes Format für die meisten Mitteilungen darstellt ist klar. Zugleich ist sie aber auch Abfangversuchen und Hacker-Angriffen ausgesetzt“, erläutert Scott Wilson. „Cloud-Faxen ist sicherer als das Verschicken von E-Mails, weil die Fax-Infrastruktur gegenüber dem Internet und den angeschlossenen Geräten weniger exponiert ist.“
eFax hat die folgenden Gründe identifiziert, warum das Fax für Rechtskanzleien nach wie vor nützlich und wichtig ist:
- Produktivität
Cloud-basiertes Faxen kommt ohne Papier aus, wodurch die Betriebskosten und der Umwelt-Fußabdruck eines Unternehmens reduziert werden. Mit Cloud-Faxen können Faxe an mehrere ausgewählte Empfänger gesendet werden und eröffnen zudem die Möglichkeit, hochqualitative Dateianhänge (beispielsweise hochauflösende Dokumente, Bilder und sogar Video-Clips) simultan zu teilen und die Team-Produktivität zu erhöhen.
- Sicherheit
Der Fax-Datenverkehr ist bei der Übertragung vollständig verschlüsselt, wodurch alle Rechtsdokumente perfekt geschützt sind. Passwortschutz und SSL-Verschlüsselung bedeuten, dass die Dokumente während ihrer Übertragung zum vorgesehenen Empfänger nicht gehackt, verändert oder abgefangen werden können.
- Aufzeichnungsgenauigkeit
Von Gerichten und Klienten bis zu Juristen – alle Personen, die im Rechtswesen tätig sind, müssen Faxe schnell senden und empfangen können. Uhrzeit- und Datenstempel werden bei einem Rechtsstreit oft als entscheidendes Beweismittel angeführt.
- Kosten
Die Nutzung von Cloud-Faxen kann sich jährlich auf eine stattliche Summe belaufen, was gerade für kleinere Rechtskanzleien einen erheblichen Unterschied darstellt. Online-Dienste erlauben zudem eine Zahlung genau der erforderlichen Services, ohne unnötige Ausgaben. Für all diejenigen, die das Fax in der absehbaren Zukunft weiterhin verwenden wollen, ist dies ein wichtiger Langzeit-Faktor.