Fast die Hälfte aller Angehörigen der Kreativbranche verbringt etwa einen Tag pro Woche mit Verwaltungsaufgaben. Der Bürokram ist zwar wichtig, summiert sich aber schnell zu einem so mächtigen Volumen, so dass Zeit für die Entwicklung kreativer Ideen, die Zusammenarbeit, die Verfeinerung der Ausführung eines Projekts oder letztendlich sogar für Erholung fehlt.
Andy Wilson, Director of New Product Solutions bei Dropbox, schreibt hier über die Relevanz von digitalen Tools, die dabei helfen, dass kreativ Arbeitende bei der Verwaltung der Arbeit mit der Arbeit („work about work“) nicht den Überblick verlieren.
Unternehmen sollten ihr Möglichstes tun, um ihren Kreativen Tools und Tricks an die Hand zu geben, den Zeitaufwand für Routinearbeiten zu reduzieren. Denn dann können sie ihr tägliches Arbeitspensum viel besser bewältigen - insbesondere, wenn sie Projekte über verschiedene digitale Plattformen und Kanäle hinweg jonglieren.
Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen in Sachen Arbeitstechnologien auf Einfachheit und Kommunikation setzen und sie einbetten in eine Arbeitskultur, die nicht nur die entsprechenden Werkzeuge und Anleitungen, sondern auch den Freiraum zur Verfügung stellt, diese optimiert auf die je individuelle Arbeitsweise anzuwenden.
Organisation ist eine Notwendigkeit für jeden Job und ganz besonders, wenn man kreative Ideen vermarktet. Zuviel “work about work”, also Arbeit, die man rund um die eigentliche Arbeit hat, wie das Sortieren und Ordnen von Unterlagen, Verwaltungsschreiben oder Steuerunterlagen, aber auch die Suche nach einem bestimmten Ordner oder einer gewissen Datei u.s.w. kann sich im Arbeitsalltag anfühlen, als würde man mit Kleidern schwimmen.
Das ist zwar grundsätzlich machbar, schränkt aber den eigentlichen Sinn der Tätigkeit unnötig belastend ein. Und die Gefahr, unterzugehen, ist bedeutend höher. Für Kreative kann das so aussehen, dass der Arbeitstag mit zahlreichen Apps und klobigen Technologien überladen ist, die den mentalen Prozess beim Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten verlangsamen, quasi das Gegenteil des schöpferischen „Beflügelns” bewirken.
Auftrieb dagegen können Technologien wie Aufgabenmanagement-Tools geben, die helfen, den Überblick zu behalten bzw. zurückzugewinnen. Solche Tools weisen Aufgaben zu, aktualisieren Fälligkeitsdaten und lassen jederzeit den Überblick über To-do’s und die dazugehörigen Erledigungsschritte der anderen Teammitglieder behalten.
Das ist elementar wichtig, denn jede und jeder von uns kennt den großen Problem-Dominoeffekt, den kleinste Änderung wie das Verschieben von Dateien auf die Teamzusammenarbeit haben können. Da wird schnell aus dem Finden übel nervenaufreibendes Suchen nach den benötigten Informationen. Wir kennen das minutenlange ohnmächtige Abtauchen im digitalen Ausschauhalten nach den gewünschten und gebrauchten Inhalten!
Die Wahl einer Technologie mit automatisierten Funktionen kann dazu beitragen, diese mühsamen Aufgaben zu reduzieren - sei es, dass man nicht mehr verschiedene Mitarbeitende per E-Mail über Änderungen informieren muss oder mehrere Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Bildern und Videos verwendet.
Technologie kann ein Rettungsring für kraftlos gewordenes Schwimmen im Büroalltag sein, denn sie eröffnen den Mitarbeitenden wieder neue Möglichkeiten, mehr Zeit zu haben für höhere Kreativität, Produktivität, eigene Kontrolle über ihren Tag und eine resultierende, viel höhere Arbeitszufriedenheit.
Auch wenn die meisten Kreativen vor Projektbeginn einen Überblick über ihre Ziele haben, verheddern sie sich im Fangschilf des Alltags oft in Kleingedrucktem und Verwaltungskram. Dabei ist es so entscheidend, zu jeder Zeit immer den aktuellen Status eines Projektes im Überblick zu haben – sowohl für die externe Kundenkommunikation als auch die interne Abstimmung der Arbeitsschritte mit den eigenen Teams.
Gerade wenn alle Mitarbeitenden eng verzahnt zusammenarbeiten müssen, obwohl sie z.B. global verstreut sind. Da sind Kommunikationsmethoden gefragt, die stets proaktiv die Meinung von Kollegen und Partnern einbezieht, deren Fragen beantwortet, deren Input aufnimmt.
Das gilt vom wichtigen Termin bis hin zu Details im kreativen Prozess! Intelligente Plattformen ermöglichen es Kreativen, wahlweise synchron oder asynchron Arbeitsinhalte gemeinsam zu nutzen, schnell zu kommunizieren und an Projekten zusammenzuarbeiten. Gute Werkzeuge liefern auch beispielweise visuelle Elemente zur Vermittlung komplexer Ideen und numerischer Daten.
Nutzerfreundliche, leicht zu bedienende, schnittstellenoffene Technologien lassen ein kreatives Team nicht in einer Vielzahl unüberschaubarer Tagesaufgaben untergehen, sondern schenken ihnen ein Maximum an Zeit, das zu tun, was sie am besten können.
Unternehmen, deren IT-Infrastruktur - oft mithilfe von Scheinargumenten - zu stark einengt könnten mit einer Neuausrichtung sicher bewirken, dass die Mitarbeitenden wieder das Gefühl haben, in Panorama-Pools inspiriert in Richtung unendlicher Möglichkeiten zu floaten.