Das nördlich von München gelegene Schloss Hohenkammer ist ein auf den Tagungsbetrieb spezialisiertes Hotel. Mit 168 Zimmern, drei Restaurants, 30 Tagungsräumen, einem breiten Portfolio an Veranstaltungstechnik und einem entsprechend geschulten Personal bietet das Hotel alles, was für den Erfolg von Workshops und Seminaren wichtig ist. Ein zentrales Element der hochwertigen Tagungsausstattung der Hotels ist das cannyboard.
Die 86 Zoll große Display-Lösung ist Flipchart 4.0, großformatiger Touchscreen, digitales Whiteboard und Videokonferenz in einem und vereint damit sämtliche Tools, die für interaktive Team-Meetings, Seminare, Vorträge, Workshops und Schulungen nötig sind – ganz egal, ob sich die Teilnehmenden dabei alle im gleichen Raum befinden oder sich remote zuschalten.
Martin Kirsch, Geschäftsführer von Schloss Hohenkammer, sieht es als seine wichtigste Aufgabe, dass jede Veranstaltung in seinem Haus zum Erfolg führt. „Unser Ziel ist es, durch unsere Technik, unsere Räumlichkeiten und unseren Service das Seminarziel zu erfüllen. Dafür tun wir alles, und das zeichnet uns aus“, so Kirsch. Bereits vor der Pandemie hatte sich das qualifizierte Tagungszentrum mit zukunftsweisender Seminartechnik beschäftigt.
Doch obwohl die ganze Welt digitaler geworden ist, sei davon im Tagungsraum noch wenig angekommen, erinnert sich Kirsch: „Wir waren sehr erschrocken, zu sehen, dass der Beamer schon seit 30 Jahren unverändert in Tagungsräumen steht.“ Gleichzeitig habe sein Team gespürt, wie viele Teilnehmer und Referenten die Zusammenarbeit aufwerten und digitalisieren wollten. „Unser Ansatz war es, diese Möglichkeit zu bieten und zeitgemäße Technik als elementaren Bestandteil von Tagungen zu begreifen.“
Innovative All-in-One-Lösung für den modernen Tagungsbetrieb
Als das Hotel dann auf das cannyboard gestoßen ist, war das Team sofort begeistert „weil es dem Beamer in allen Bereichen weit überlegen ist“, so Kirsch. Angefangen bei der Bildqualität in 4K, bis hin zu den vielen, verschiedenen Arbeitsmöglichkeiten, die es bietet. „Dass das cannyboard digitale Zusammenarbeit von Teilnehmenden, die sich persönlich bei uns treffen – aber auch zugeschaltet werden können – so perfekt unterstützt, hat uns besonders gut gefallen“, erinnert sich Kirsch.
Ein weiterer Pluspunkt der Lösung ist, dass sich auch andere Anwendungen damit nutzen lassen. „Sprich, ich kann beispielsweise mein Teams oder Google Meet aus dem Büro einfach aufrufen und mich ganz unkompliziert in meiner gewohnten Arbeitsumgebung bewegen“, erklärt Kirsch.
Dabei ist es dem Manager wichtig, dass sich digital und analog nicht ausschließen. „Wir sind keine Freunde davon, dass alles nur mit dem Smartphone passieren muss“, so Kirsch. Oft sei es die Kombination von verschiedenen Tools, die den Unterschied mache beziehungsweise sich ideal ergänzt.
Das Hotel bietet Veranstaltungen für bis zu 180 Personen an, aber sein Schwerpunkt liegt im Bereich von Tagungen für acht bis 25 Personen. Und genau hierfür ist das cannyboard ideal für eine gute Zusammenarbeit geeignet, weil es die Möglichkeit bietet, sich aktiv zu beteiligen. „Der große Bildschirm ist einfach sensationell, von jeder Stelle im Raum aus und bei allen Lichtverhältnissen gut zu erkennen. Darüber hinaus können mehrere Teilnehmer gleichzeitig am Touchscreen arbeiten. Und bei einer Videokonferenz zeigt sich, dass auch die Tonqualität einfach top ist“, freut sich Kirsch.
Einfach und intuitiv: Anschalten, und schon kann’s losgehen!
Über WLAN oder Netzwerkkabel ist das cannyboard sofort einsatzbereit. Die Plug-and-Play-Technologie des smarten Boards erfordert keine Installation und lässt sich von allen Usern ganz einfach und ohne komplizierte Hürden nutzen. So können sich alle Teilnehmenden beispielsweise ganz ohne lästigen Software-Download oder umständlichen Anmeldeprozess über ihr eigenes Smartphone oder Tablet per QR-Code oder Link direkt mit dem Touchscreen verbinden, mitarbeiten und per Airdrop Dateien wie Fotos oder Texte einfach auf das smarte Board hochladen.
„Was wir immer wieder von Teilnehmenden hören, ist, wie intuitiv die Lösung zu bedienen ist und dass die Hemmschwelle, ein neues elektronisches Gerät zu nutzen, deshalb relativ niedrig ist“, weiß Kirsch. „Als User geht man hin, und es funktioniert. Der Touchscreen funktioniert auf Basis der gleichen Gesten und Bewegungen, die von Smartphones oder anderen Touch-Geräten her sowieso schon bekannt sind“, erklärt Kirsch.
Flexibel, funktionsreich und nutzerorientiert
Gefragt nach den beliebtesten Funktionen der Lösung, nennt Kirsch das Screensharing, das beim cannyboard nicht nur via Kabel, sondern auch wireless und damit ganz ohne Stolperfallen funktioniert. „Und auch das ganze Thema rund um das digitale Flipchart und die digitalen Post-its, die die Teilnehmenden von ihrem Smartphone aus auf das Display flippen können und so ihre Ideen mit der Gruppe teilen können, ist ein absolutes Highlight.“
Die Timer-Funktion, die sich direkt auf dem Display starten lässt und allen Teilnehmenden prominent anzeigt, wie viel Zeit sie noch für eine Aufgabe oder ihren Vortrag haben, ist ebenfalls sehr beliebt, genauso wie das Anordnen und Sortieren verschiedener digitaler Zettel und Dokumente auf der digitalen Pinnwand.
„Besonders toll ist auch, dass ich nicht nur das cannyboard selbst dank Rollständer mobil in andere Zimmer schieben, sondern auch meinen kompletten Workshop einfach mitnehmen kann. Sprich, ich fange hier etwas an, nehme das in ein anderes Tagungshotel oder Büro mit und kann an der gleichen Stelle weitermachen, wo ich aufgehört hatte.“
Das Hotel-Team nutzt die Lösung auch intern, und zwar „für Ideensammlungen und Präsentationen – quasi als digitale Pinnwand für die Optimierung von Prozessen oder Angeboten“, erklärt Kirsch.
Generell hat der Manager zwei verschiedene User-Gruppen identifiziert: „Manche nutzen es einfach für Screensharing beziehungsweise als Präsentations-Tool in 4K-Qualität, beispielsweise für Fachvorträge. Die Hauptgruppe sind jedoch User, die Workshops machen und Dinge gemeinsam bearbeiten – unter anderem auch in mehrfachen Terminen.
Da ist es ein großer Vorteil, dass sie keine Flipcharts mehr abfotografieren müssen, sondern jeder Teilnehmer nach der Session das jeweils Erarbeitete einfach per Mail zugeschickt bekommt. Alles ist dokumentiert und lässt sich im nächsten Meeting auch auf dem Display einfach wieder aufrufen.“
Immer up to date dank beständiger Weiterentwicklung
Im täglichen Gebrauch hat das Hotel die Erfahrung gemacht, dass das cannyboard stabil läuft und sehr wenig Support braucht. „Und wenn wir tatsächlich einmal Unterstützung brauchen, bekommen wir diese sowohl telefonisch als auch vor Ort immer sofort“, so Kirsch. Ausfallzeiten sind bei einer Tagung eine Katastrophe, weiß der Manager. „Aber die hatten wir mit den cannyboard noch nie. Die Lösung wird auch beständig upgedatet und modernisiert – und das ist ganz wichtig für uns.“
Nach vielen Jahren im praktischen Einsatz, ist das cannyboard mittlerweile Standard auf Schloss Hohenkammer. „Und jeder Referent, der wieder zu uns kommt, freut sich, weil er weiß, dass es eine funktionierende Technik auf sehr hohem Niveau ist. Er weiß, dass er seine Teilnehmer begeistert hat. Und um das geht es ja: Erlebnisse zu kreieren, auch wenn es sich um einen ganz und gar unspannenden Workshop über Steuerrecht handelt“, schmunzelt Kirsch.
Großes Potenzial für eine innovative, hochwertige Meeting-Kultur
Was die Zukunft betrifft, so ist sich Martin Kirsch sicher, dass sich die Tagungslandschaft weiter verändern wird, sobald noch mehr Tagungsorganisationen sowie Referentinnen und Referenten verstehen, welches Potential in Technologien wie dem cannyboard steckt. „Alleine die Möglichkeit, dass ich über die Videokonferenz jemand einfach für eine kurze Zeitspanne dazu holen kann, ist sensationell.
So kann ich etwa bei einer laufenden Tagung für eine Rechtsfrage einfach per Videoschalte schnell den Rechtsanwalt der Firma für ein paar Minuten dazu holen, ohne dass dieser sich für die komplette Veranstaltung Zeit nehmen muss. Oder bei einem wichtigen Workshop zur Strategieausrichtung spricht in der Früh der Vorstand live ein kurzes Grußwort. Dass das nicht nur abgespielt wird, sondern live stattfinden kann, ist eine enorme Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, die sich über das cannyboard optimal transportieren lässt.
Fazit: Ein Must-have für Referenten, die begeistern wollen
„Wir können das cannyboard Kolleginnen und Kollegen aus der Hotellerie oder Tagungswirtschaft sowie generell eigentlich allen Unternehmen empfehlen, die digital über eine einheitliche Lösung zusammenarbeiten wollen. Mit dem cannyboard gelingt dies wirklich unkompliziert, und es bietet Anwendern nicht nur einen Mehrwert an Meeting-Technik, sondern ein richtiges Erlebnis“, so Kirsch.
Trotz allem werden die digitalen Medien, die zweifellos eine perfekte Ergänzung und Unterstützung im Veranstaltungsbereich darstellen, das Zusammentreffen von Menschen nie ganz ablösen, da ist sich Kirsch sicher. Denn der wichtigste Faktor für den Tagungserfolg ist das Vertrauen zwischen den Teilnehmenden.
„Und das erreichst du nur, wenn du zumindest einmal persönlich gemeinsam am gleichen Ort warst. Das cannyboard bietet dafür den perfekten Mittelpunkt, um den herum die Menschen gerne zusammenkommen, Spaß haben, sich gemeinsam austauschen und ein Erlebnis schaffen“, so Kirsch abschließend.