Mitarbeiter nutzen nicht genehmigte Geräte und Apps und kümmern sich dabei wenig um rechtliche Regelungen, Sicherheitsvorschriften oder Compliance-Vorgaben. Sie verwenden Apps wie WhatsApp und Evernote oder Fileshares wie Dropbox oder Google Drive auch für ihre beruflichen Aufgaben.
Solche unkontrollierten Systeme stellen Unternehmen nicht zuletzt vor rechtliche Herausforderungen, denn die Einhaltung von Bestimmungen zum Datenschutz, zum Urheberrechtsschutz oder zu Aufbewahrungspflichten ist in keiner Weise sichergestellt.
Darüber hinaus stellen sie eine ständige Gefahr für die IT-Sicherheit dar, weil Angreifer über unzureichend gesicherte mobile Anwendungen leichten Zugang zur Unternehmens-IT finden könnten.
Virtual Solution klärt auf, was Unternehmen gegen die mobile Schatten-IT tun können:
1. Mitarbeiter informieren
Die Sorglosigkeit von Mitarbeitern beim Umgang mit Smartphones und Tablets beruht vielfach auf Wissensdefiziten, beispielsweise hinsichtlich rechtlicher Implikationen; erst wenn Mitarbeiter umfassend informiert sind, welche Probleme die Nutzung von nicht autorisierten Apps mit sich bringt, kann erwartet werden, dass sie sorgsamer damit umgehen.
2. Von Mitarbeitern lernen
Unternehmen sollten sich gut anschauen, welche Apps Mitarbeiter privat nutzen. Daraus können sie lernen, welche Funktionalitäten benötigt werden und welche die Unternehmens-Anwendungen nicht zur Verfügung stellen; wenn "offizielle" Alternativen verfügbar sind, verringert sich das Risiko durch mögliches Fehlverhalten der Mitarbeiter.
3. Abteilungen einbeziehen
Mittlerweile entscheiden viele Abteilungen selbst, welche Tools sie nutzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass IT und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten, so dass sinnvolle Apps bereit gestellt und dabei auch Sicherheitsstandards eingehalten werden. IT- und Compliance-Verantwortliche dürfen dabei nicht als "Bremser" fungieren, sondern als konstruktive Business-Enabler.
4. Infrastruktur-Zugriffe steuern
Unternehmen müssen genau definieren, welche App auf welche internen Ressourcen oder Cloud Services zugreifen dürfen. Sie müssen zum Beispiel festlegen, welche E-Mail-App auf den Exchange- oder Office365-Server zugreifen darf; nicht autorisierte Apps dürfen keinen Zugriff bekommen.
5. Richtige Apps zur Verfügung stellen
Bei der Auswahl zugelassener Apps sind Sicherheit und Kompatibilität mit der stationären IT wichtig. Dennoch hat auch die Usability einen hohen Stellenwert. Nur wenn die Nutzer mit den Apps zufrieden sind und ihre Arbeit problemlos erledigen können, werden sie nicht auf die Suche nach Schatten-Apps gehen.
"Das Grundproblem der Schatten-IT sind nicht die uneinsichtigen Nutzer, sondern die IT-Entscheider, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu wenig berücksichtigen", erklärt Günter Junk, CEO der Virtual Solution AG in München.
"Sie wollen in der Regel produktiv arbeiten, Schatten-IT ist daher immer auch ein Stück praktizierte Kritik; das sollte die Unternehmens-IT sehr ernst nehmen und in Zukunft die Anforderungen der Mitarbeiter mehr in den Mittelpunkt stellen."