Bei Dropbox werden zukünftig alle Mitarbeitenden dauerhaft von zu Hause aus arbeiten. Remote-Arbeit wird - auch nach der Pandemie - der alltägliche Standard für die individuelle Arbeit der Mitarbeitenden sein. Ein logischer Schritt, denn das Unternehmen hatte die Mitarbeitenden im März 2020, während des ersten Ausbruchs von COVID-19, angewiesen, von zu Hause aus zu arbeiten.
Als Schlüssel zu einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit standen bei Dropbox schon immer Kreativität und Zusammenarbeit an oberster Stelle − und die Büros von Dropbox waren auch genau darauf zugeschnitten. Obwohl das Unternehmen Software entwickelt, die den Menschen hilft, von überall aus zu arbeiten, kamen die meisten der Mitarbeitenden von Dropbox jeden Tag ins Büro.
Wie für alle war der abrupte Wechsel zu Remote Work in diesem Jahr eine Herausforderung. Aber glücklicher Weise ermöglichte Dropbox einen fast nahtlosen Übergang und wurde mehr als zuvor schon in vielen Unternehmen als Lösung für Homeoffice und Remote Work eingesetzt. Nie war es wichtiger als jetzt, alle Inhalte eines Teams an einem Ort zusammenzuführen.
Eine im Auftrag von Dropbox durchgeführte Studie zeigt, dass der Wechsel zur Remote-Arbeit, auch wenn er abrupt vonstattenging, insgesamt erfolgreich war. Die Studie der Economist Intelligence Unit (EIU) hat herausgefunden, dass Wissensarbeiter zuhause konzentrierter und ebenso engagiert arbeiten wie zuvor.
In internen Umfragen äußern sich die meisten Mitarbeitenden von Dropbox, dass sie zuhause produktiv sein können (knapp 90%) und nicht zu einer strikten Fünftagewoche im Büro zurückkehren möchten. Sie sorgten dafür, dass das Unternehmen lückenlos seinen Kunden zur Seite stand und neue Produkte und Features ausgeliefert werden konnten.
Aber es ist nicht alles perfekt. Pausenlose Videokonferenzen, ständige Benachrichtigungen und soziale Isolation können zu einer Überforderung führen. In der Studie mit der EIU konstatieren Arbeitnehmer auch, dass die Unternehmenskultur unter fehlender persönlicher Interaktion leidet, dass das Risiko der Fehlkommunikation höher ist und dass es schwerer fällt, neue Projekte mit mehreren Beteiligten anzustoßen.
Arbeitsplatz im Wandel
Die Daten der EIU zeigen, dass die Menschen trotz dieser Kehrseiten glauben, dass die Vorteile von Remote-Arbeit überwiegen. All die gewonnenen Einsichten tragen zur Dropbox Produkt-Roadmap bei und zu einem neuen Denken über den Arbeitsplatz. Es wurde in den vergangenen Monaten deutlich, dass verteilte Arbeit nicht mehr verschwinden wird.
Viele Unternehmen versuchen, sich an diese neue Realität anzupassen, und haben angekündigt, dass sie komplett auf Remote-Arbeit setzen oder ihren Mitarbeitenden einen Hybrid-Ansatz anbieten - also Mitarbeitende beispielsweise selbst entscheiden können, ob sie ins Büro gehen oder nicht. Dropbox jedoch sieht diese beiden Ansätze nicht als den besten Weg in die Zukunft.
Keine der beiden Optionen nimmt die immanenten Limitierungen der Remote-Arbeit ins Visier. Hybride Ansätze können zudem zwei unterschiedliche Erfahrungen etablieren, die das Zugehörigkeitsgefühl negativ beeinflussen und zu Ungerechtigkeiten in puncto Leistungsevaluation und Berufslaufbahn führen. Diese Art von Problemen machen diese Lösungen für Dropbox inakzeptabel.
Statt zum alten Status Quo zurückzukehren oder eine dieser Alternativen zu wählen, hat Dropbox eine neue Möglichkeit entworfen, die dabei helfen soll, eine inspirierende Arbeitsweise zu schaffen und Produkte zu liefern, die verteilte Arbeit vereinfachen.
Dabei hat sich Dropbox fünf Ziele gesetzt: Die Mission des Unternehmens zu unterstützen, den Mitarbeitern Freiheit und Flexibilität zu geben, die Verbindung zwischen den Menschen sowie die Unternehmenskultur zu bewahren, die Gesundheit des Unternehmens auf lange Sicht zu erhalten und eine lernfähige Denkweise zu bewahren.
Standort-Strategie
Sobald es wieder sicher ist, wird Dropbox einen Rhythmus der physischen Zusammenarbeit und der Teamzusammenkunft in sogenannten "Dropbox Studios“– entweder in den bestehenden Immobilien oder anderen flexiblen Räumlichkeiten − ermöglichen. Solche Studios soll es an allen bisherigen Büro-Standorten geben zum Beispiel in San Francisco, Seattle, Austin oder Dublin.
An anderen Ort der Welt wird es Räumlichkeiten auf Abruf für Teamzusammenkünfte geben. Jeder Mitarbeiter soll Zugriff auf ein Studio haben. Um eine faire und konsistente Mitarbeiter-Erfahrung zu garantieren, hält es Dropbox für wichtig, die Art der Nutzung dieser Räume festzulegen: Dropbox Studios sind ausdrücklich für die Zusammenarbeit und den Aufbau der Gemeinschaft gedacht, für Einzelarbeit können sie von den Mitarbeitern nicht genutzt werden.
Mitarbeiter werden so eine neue Flexibilität haben, von den aktuellen Bürostandorten wegzuziehen. Die Wahlmöglichkeiten der persönlichen Standorte werden erheblich größer. Als Ergebnis wird erwartet, dass Dropbox im Lauf der Zeit eine größere geografische Verteilung verzeichnen wird, und die Teams mehr Freiheit bei der Wahl des Ortes haben, an dem sie leben, arbeiten und neue Mitarbeitende finden können.
Der Einsatz von Dropbox Studios wird anhand der Bedürfnisse der Teams variieren, es ist also möglich, dass neue eingerichtet werden, wenn sich die geografische Verteilung und die der Mitarbeitenden verändert.
Nichtlineare Arbeitstage
Als nächstes macht sich Dropbox sogenannte "nichtlineare Arbeitstage" zu Eigen. Dropbox bestimmt künftig nur noch Kernzeiten der Zusammenarbeit, bei denen sich Zeitzonen überlappen und ermuntert Mitarbeitende, abseits davon ihre eigenen Zeitpläne zu entwerfen.
Mit einer größeren Verteilung der Belegschaft wird dies dabei helfen, die Zusammenarbeit mit dem Bedürfnis nach individuellem Fokus auszubalancieren. Dropbox möchte so Wirkung und Ergebnisse priorisieren statt abgeleisteter Stunden.
Mitarbeiter-Erfahrung
Schlussendlich entwickelt Dropbox eine umfassende Mitarbeiter-Erfahrung rund um Virtual First, von der IT bis hin zu HR. Dropbox wird in ein ganzheitliches Ökosystem von Ressourcen investieren, einschließlich eines eigens dafür zuständigen Teams, um die Mitarbeitenden zu unterstützen.
Dropbox wird dabei den Fortschritt durch Messung der Auswirkungen auf Produktivität, Engagement und Kultur im Auge behalten, um sich fortlaufend anpassen zu können. Als erster Schritt wurde ein Virtual-First-Toolkit entwickelt.
Dropbox beschreibt im Folgenden seinen neuen, nachhaltigen Arbeitsplatz der Zukunft:
- Wir sind auf die Entwicklung von Produkten fokussiert, die die Art verändert, wie Remote-Arbeit vonstattengeht. Wir glauben, dass wir, indem wir jeden Tag die Virtual-First-Realität leben, besser die Bedürfnisse unserer Kunden verstehen und uns in eine gute Position bringen, unser Produkt entsprechend weiterzuentwickeln.
- Wir hoffen auch, dass dieser Virtual-First-Ansatz uns das Beste aus Remote- und Präsenzarbeit beschert, Flexibilität und menschliches Miteinander ausbalanciert und für alle ein einheitlicheres Spielfeld erschafft. Virtual First zu werden, gibt uns auch die wichtige Chance, eine noch stärkere, diversere Belegschaft aufzubauen, da wir Menschen mit zunehmend unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven anstellen.
- Virtual First wird uns erlauben, die richtigen Investitionen in Menschen vorzunehmen, um unser Geschäft in Zukunft gedeihen zu lassen. Schlussendlich wollen wir unseren Mitarbeitern eine gewisse Berechenbarkeit bieten, um ihnen eine zuversichtliche Planung und den Fokus auf wichtige Prioritäten zu ermöglichen.
- Wir verlängern unsere obligatorische Arbeit-von-Zuhause-Regelung bis Juni 2021, um die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter und Gemeinschaften zu schützen. In Anbetracht der Tatsache, dass wir nicht wissen, wann wir wieder auf sichere Weise zusammenkommen können, hoffen wir, dass diese Entscheidung etwas Unsicherheit bei unserem Team beseitigen wird.
- Wir leben in herausfordernden Zeiten. Aber wir glauben, dass wir dadurch die Möglichkeit bekommen, eine bessere Art zu Arbeiten zu erschaffen. Wir denken zwar, dass Virtual First eine richtige Entscheidung ist, aber diese Form der Arbeit ist dennoch neu für uns und wir wissen, dass wir sie vielleicht nicht sofort zu 100 Prozent hinbekommen.
- Wir müssen also unsere lernfähige Denkweise beibehalten, um offen für neue Informationen und Feedback zu bleiben und im Lauf der Zeit unseren Ansatz zu überarbeiten, bis wir diese 100 Prozent erreicht haben.