Um kommunale Fachverfahren regelmäßig auf neuestem Stand zu halten, ist in der IT-Administration aufwändige Handarbeit nötig. In der Gemeinde Woltersdorf bei Berlin läuft die Softwareverteilung inzwischen automatisiert über ein Client-Management-System. Das schafft Transparenz, nimmt der IT-Abteilung manuelles Patchen ab und entlastet zugleich den Support.
Nicht ganz 9.000 Menschen leben in Woltersdorf, einer amtsfreien Gemeinde südöstlich am Berliner Stadtrand gelegen. Und doch ist hier verkehrstechnisch einiges los. Woltersdorf ist die kleinste Kommune Deutschlands mit eigener Straßenbahn und außerdem bekannt durch seine Schleuse.
1884 fertiggestellt, überwinden durch das gut 65 Meter lange Bauwerk täglich zahlreiche Schiffe die mehr als zwei Meter Höhenunterschied zwischen Berliner Wasserstraße und Rüdersdorfer Gewässern. Der ständig fließende Straßenverkehr über die Gewässerenge wird mittels Schleusentoren und Hubbrücke geregelt.
Auch in der kommunalen IT waren bislang aufwändige Prozesse notwendig, damit die Fachverfahren regelmäßig auf neuestem Stand sind. Updates musste das IT-Team manuell vom Server zu den einzelnen Clients leiten.
„Es war eine klassisch altmodische Softwareverteilung über Gruppenrichtlinien„Ständig mussten wir den Versionen hinterherhecheln; das Aufsetzen neuer Systeme nahm durch die manuelle Arbeit viel Zeit in Anspruch“, erzählt Sven Kurda, Systemadministrator der Gemeinde Woltersdorf. Windows-Updates wurden im laufenden Betrieb auf die Clients geladen – welche deshalb mitten in der Arbeitszeit nur noch im Schneckentempo performten.
„Eierlegende Wollmilchsau mit coolem Support“
Durch Automatisierung mittels Client Management wollte Sven Kurda diesen Zustand beenden. Es war eine Entscheidung, die das IT-Management in Woltersdorf schlagartig auf ein neues Niveau hob. Im August 2019 wurde die ACMP-Suite von Aagon implementiert – „eine eierlegende Wollmilchsau mit einem wirklich coolen Support dahinter“, findet der IT-Leiter.
„Das ganze Paket hat uns überzeugt, mit seiner Logik, der Qualität, ihrer umfassenden Funktionalität bei gleichzeitig einfacher Bedienung.“ Auch neue Transparenz bringt das Client-Management-System mit: Probleme mit Clients lassen sich über deren gesamten Lebenszyklus hinweg nachvollziehen.
Eingerichtet hat IT-Leiter Kurda die Lösung komplett eigenständig; eine Schulung als solche war nicht notwendig. „Ich habe mir die umfassende Anleitung ausgedruckt und bin sie Stück für Stück durchgegangen. So erhält man den besten Ein- und Durchblick.“
Kleine Schwierigkeiten ließen sich mit Hilfe des Aagon-Supports schnell lösen. Weil er zum damaligen Zeitpunkt noch allein für die IT der Gemeinde zuständig war, musste er das Client-Management-System parallel zum Tagesgeschäft installieren und sich dabei von Modul zu Modul einarbeiten. „Wenn die anfänglich notwendige Inventarisierung erledigt ist und es dann diesen Aha-Effekt gibt, wird das Ganze zum Selbstläufer.“
Knapp drei Monate dauerte es, bis die Plattform vollständig einsatzbereit war. 50 Clients in der Kernverwaltung hat die IT-Abteilung anfangs in die Client-Management-Plattform integriert, in den kommenden zwei Jahren werden zusätzlich Kitas und die Feuerwehr eingebunden. Dann sind es knapp 90 PC-Arbeitsplätze, die das Client-Management-System administriert.
Clients innerhalb von 30 Minuten neu betanken
Über die Zentralkomponente ACMP Desktop Automation werden Softwareupdates automatisiert auf einzelne Rechner verteilt. Die Clients müssen dadurch keine Updates mehr im laufenden Betrieb laden, sondern diese werden einfach beim Herunterfahren installiert. Das Gleiche trifft für Managed Software zu. Tools des täglichen Bedarfs werden damit nicht mehr vergessen und sind immer up to date.
„Die unbeaufsichtigte, netzwerkbasierte Betriebssysteminstallation geht mit dem dafür vorgesehenen Modul des Client-Management-Systems unkompliziert und schnell von der Hand. Abgesehen von Fachverfahren, die eine individuelle Konfiguration benötigen, können wir Clients innerhalb von 30 Minuten neu betanken“, sagt Sven Kurda.
Früher verschlang die Softwareinstallation viel Zeit. „Oft versuchten wir, das Betriebssystem noch irgendwie zu retten. Funktioniert dies allerdings nicht, wird das System einfach neu aufgesetzt!“
Windows-Updates werden seit der Einführung des Client Managements nicht mehr wie bisher über die Windows Update Services (WSUS) eingespielt – bei großen Datenmengen gibt es dabei aufgrund von Bandbreitenengpässen dann Probleme. Der Einsatz des Complete Aagon Windows Update Management, kurz CAWUM, bringt hier deutliche Performance-Verbesserungen.
Das Lizenzmanagement vermittelt der IT-Abteilung eine Übersicht über die Verbrauchstände der Lizenzen, so dass sofort auffällt, wenn Lizenzen zu verlängern sind oder eine Unterlizenzierung vorliegt. Im Asset Management wird nahezu alles gepflegt, was im Netzwerk registriert ist: Rechner samt Peripherie (Tastaturen, Mäuse), Festnetztelefone, Smartphones, Projektoren, Smartboards aus der Schule…
Kein Auftrag geht verloren
„Ein äußerst hilfreiches Instrument ist für uns das Helpdesk-Modul“, erklärt Sven Kurda. „Damit geht kein Problem und kein Auftrag verloren. Alle Support-Anfragen und ihre Beant-wortung sind nachvollziehbar und jederzeit griffbereit.“
Komplexe Fälle werden in der Know-ledge Base des Client-Management-Systems hinterlegt. So haben die IT-Fachkräfte ohne großes Suchen und Werkeln Antworten auf immer wiederkehrende oder ähnliche Fragen parat und können Probleme schneller lösen.
Auch müssen sie nicht mehr ständig telefonisch erreichbar sein bzw. ihre E-Mails im Blick haben. Das Ticketsystem fängt vieles ab, und die IT kommt wieder dazu, Dinge abzuarbeiten, anstatt permanent zehn Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
Neben der Entlastung durch automatisierte Patches sind Nachvollziehbarkeit, Übersichtlichkeit, die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Zeitersparnis für das IT-Team in Woltersdorf die größten Vorteile des Client Management.
„Man wundert oder ärgert sich nicht mehr, wenn der Rechner nicht mehr startet, sondern setzt ihn einfach neu auf“, beschreibt Sven Kurda die jetzige Arbeitsweise. Standardsoftwareverteilung läuft quasi von alleine, und durch die nachvollziehbare Historie läuft man nicht permanent Gefahr, ein Problem zu vergessen.
Mit diesen Eigenschaften ist die ACMP-Suite in der kommunalen IT der brandenburgischen Gemeinde zum Dreh- und Angelpunkt geworden - „ein Vermittler zwischen den Welten, der Fels in der Brandung“, wie es der IT-Leiter ausdrückt.