Personalmangel, hoher Krankenstand und nun steht auch noch Weihnachten vor der Tür – für Versanddienstleister die wohl schwerste Zeit des Jahres. So versucht etwa die Deutsche Post inzwischen sogar, Verwaltungsangestellte zur Unterstützung beim Versand heranzuziehen. Dabei wären die drastischen Engpässe durchaus vermeidbar:
Mit einer digitalen Enterprise Content Management (ECM)-Lösung könnten Unternehmen nicht nur die Versanddienstleister entlasten, sondern auch die eigene Digitalisierung und eine höhere Effizienz in ihren Prozessen fördern.
Wie beides zusammenhängt, erläutert Daniel Lugner, Geschäftsbereichsleiter und ECM-Experte bei Optimal Systems.
Zwar stagniert das Briefaufkommen in den letzten Jahren. Doch noch immer werden pro Monat in Deutschland rund 1,2 Milliarden Briefe verschickt. Ein großer Teil davon sind Rechnungen. Entsprechend groß wäre die Entlastung, würde ein größerer Teil der Belege ihre Empfänger auf digitalem Weg erreichen.
Davon würden letztlich auch die Absender massiv profitieren: eine leistungsfähige Enterprise Content Management (ECM)-Lösung beschleunigt die internen Prozesse, spart Zeit für lästiges Suchen und gibt den Mitarbeitern Raum für interessantere Aufgaben, wie Daniel Lugner aus vielen Projekten weiß:
„Statistisch gesehen verbringt jeder Büromitarbeiter ein Drittel seiner Arbeitszeit mit Suchen – eine ECM-Lösung bündelt das gesamte Unternehmenswissen, organisiert Dokumente, Belege, E-Mails, digitale Informationen in jeder Form - und macht sie mit wenigen Klicks rechtebasiert verfügbar, selbst von unterwegs.“
Intelligente Workflows sorgen für eine schnellere Verarbeitung, transparente Bearbeitungsprozesse und können sogar Teile der Rechnungsbearbeitung automatisieren.
Drei Logistiker, die digitale Vorteile einfahren
Marktakteure wie Meyer Logistik, die Schnellecke Group oder die Roman Mayer Logistik Gruppe haben aus diesen Gründen eine leistungsfähige ECM-Lösung im Einsatz, die zudem weit mehr leistet als beispielsweise die Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten um 80 Prozent.
Digitale Personalakten, die effiziente Verwaltung von Fuhrparks oder die rechtskonforme Archivierung inklusive kontrollierter Einhaltung von Löschfristen sind nur einige Bereiche, in denen sie die Digitalisierung mit enaio von Optimal Systems umgesetzt haben. Wer solche Schritte bisher erst plant, sollte bei der Auswahl einer ECM-Lösung vor allem eines beachten, rät Lugner:
„Eine Vielzahl an Schnittstellen nach außen ist eines der wichtigsten Kriterien. Sie sorgt dafür, dass die ECM-Lösung mit den bestehenden Systemen etwa für die Warenwirtschaft, die Finanzbuchhaltung oder das Projektmanagement integriert werden kann. So kann die Lösung schrittweise wachsen und eine stabile Basis für die Digitalisierung der Prozesse und letztlich des gesamten Unternehmens bieten.“
Nachfrage nach ECM-Systemen wächst
Eine Bitkom-Umfrage mit mehr als 500 teilnehmenden Unternehmen zeigt: Die Vorteile haben sich inzwischen herumgesprochen und ECM-Systeme sind heute gefragter denn je, mit steigender Tendenz. Während 2020 gut zwei von drei Unternehmen Rechnungen noch auf Papier verschickten, waren es 2021 nur noch 57 Prozent.
Dennoch, so Lugner, gibt es noch viel Luft nach oben: „Wer nächstes Jahr vor Weihnachten keine Briefe mehr zur Post bringen will, sollte jetzt in die Planung und Umsetzung gehen. Denn die Digitalisierung der Prozesse braucht erst eine gewisse zeitliche Investition, bevor sie helfen kann, Zeit und unter anderem auch Papier nachhaltig einzusparen.“